回答率がいつも低い、リマインドが大変…そんなお客様のために、回答率UPのためのTIPSを集めました。
１．回答期間を短めに設定する
2週間程期間があると、今すぐにやらなくてよいと優先度を下げられやすい可能性があるので、多くの方が回答しやすいタイミングを狙って5日間程度に設定いただき、回答が集まらなかったら延長するほうが、回答率が高くなる傾向にあるようです。
２．システムからのメールだけでなく、事前に人事からメールする
「インサイズ事務局」から、「○○」という件名で、○月○日にメールが送られます、と事前に人事からお知らせいただく方法です。あわせて、どれだけ重要な取り組みなのかを伝えるとより効果的です。
普段からセキュリティ感度が高く、システムからのメールだと怪しいメールだと怖がられてしまいやすい場合に、このような手法を取られているケースがあります。
３．リマインド回数を増やす
3日前から毎日、当日は朝晩2回など、かなり頻繁にリマインドしているケースもあります。送信時点での未回答者にのみメールが送られるので、安心して回数を増やして送信予約してみましょう。
４．役職者の名前を件名に入れる
「【○○営業部長 名前】インサイズ回答期限 ●/●まで」など、各現場の責任者の方のお名前をメールに差し込んでいる企業様もいらっしゃいます。FITするかは社風によりますが、「ドキッ」とさせられるような方の個人名をいれると効果があるかもしれません。
５．全員が集まる場で回答してもらう
全体会議の後に時間を取って、その場で回答してもらうという方法をとられていることもあります。回答依頼メールが会議の前に送信されるように設定しておけば、回答しやすいかもしれません。
1番大事なのは・・・
様々な方法をご紹介させていただきましたが、もっとも効果があるのは、メンバー/上司にとって回答するメリットのあるものと感じていただくことです。いいものだと思えば、自然に回答率が高まります。
そのためには、「インサイズ実施後に、上司がメンバーに面談する」ことを徹底することが第一歩です。メンバーが「せっかく回答したのに意味がなかった」と思わないためにも、回答後のアクションを確実に行いましょう。