新規対象者の登録・異動・退職などがあった場合は、ユーザーリストを更新します。
Check ユーザーリストでは更新できないこと
- 部署IDの変更は、ユーザーリストではおこなうことができません。こちらの手順に沿って、一括もしくは画面から個別に変更してください。
- ユーザーID・氏名・メールアドレスの変更および管理者の登録は、ユーザーリストではおこなうことができません。画面から個別に変更してください。
目次
1. ユーザー・組織一括更新画面を開く
2. 最新のユーザーリストをダウンロードする
3. ユーザーリストを入力・修正する
4. ユーザーリストをアップロードする
5. 各項目の更新内容を確認する
6. 更新完了
1. ユーザー・組織一括更新画面を開く
［設定］→［ユーザーと組織］→［一括更新］をクリック。
※初めて登録する場合には、トップページの［STEP3.ユーザー登録］をクリックすると、同じ画面が開きます。
［設定］＞［ユーザーと組織］＞［一括更新］
2. 最新のユーザーリストをダウンロードする
［最新のユーザー・組織リストをダウンロード］をクリック。
※初めて登録する場合には、初期フォーマットがダウンロードされます。
［設定］＞［ユーザーと組織］＞［一括更新］
3. ユーザーリストを入力・修正する
ユーザーリストは、「組織」・「上司」・「メンバー」・「閲覧者」の4つのシートに分かれています
はじめて登録する場合は、ユーザリストの入力ルール・項目を参照し、ユーザー・組織を登録してください。
異動・退職・休職・昇進昇格・組織名称の変更など、現在の登録情報を変更したい場合は、「入力方法をチェック！」もしくは、ユーザーリストの修正方法を参照し、ユーザー・組織情報を修正してください。
■ よくあるご質問
課長を上司かつメンバーとして登録する場合の、ユーザーリストの入力方法を教えて。「凍結」と「利用一時停止」の違いを教えて1部署に上司が複数名いる場合の、ユーザーリストの入力方法を教えて。メンターなど、メンバーとは所属部署が異なるユーザーを上司役にしたい場合の、ユーザーリストの入力方法を教えて。
■ 入力方法をチェック！の使い方
①［修正の対象は？］より、「組織」・「上司」・「メンバー」・「閲覧者」の中から修正したい対象を選択。
②［修正したいこと］より、「新規追加」や「凍結」など該当する修正内容を選択。
③ ①、②で選択した内容に応じて、ユーザーリストの修正方法が表示されます。
4. ユーザーリストをアップロードする
- 作成したファイルを、「STEP3 アップロード」の点線枠内にドラッグ＆ドロップ
もしくは、［ファイルを選択］からファイルを選び、アップロード。 -
「ファイルエラー」が表示された場合は、［エラー修正用ファイルをダウンロード］をクリック。
エラーとなっている行とエラー内容は、エラー修正用ファイル内の「要修正」列に記載されています。
ファイル内の記載に従って修正後、再度アップロード。ユーザーリストのエラー対応一覧
注意
- アップロードの際は、追加・修正したユーザー・組織情報だけでなく、すべてのユーザー・組織情報をアップロードしてください。
5. 各項目の更新内容を確認する
「アップロード完了」と表示されたら、［次の手順に進む］をクリック。
更新内容が表示されるので、確認・確定します。
5-1. 凍結者の確認
この更新で凍結されるユーザーリストが表示されます。
- 凍結対象のユーザーリストを確認し、更新内容に間違いないかを確認。
「メンバー」「上司」「閲覧者」タブをクリックして表示を切り替え、凍結および個人情報削除する対象者に間違いないか確認してください。 - 間違いがなければ、［次の手順に進む］をクリック。
※間違いがある場合は、［ファイル修正からやり直す］をクリックしてください。一括更新画面に戻るので、ファイルを修正し、再度アップロードしてください。
凍結者の確認画面
5-2. 部署の確認
この更新で、情報が更新される部署リストが表示されます。
- 更新対象の部署リストを確認し、更新内容に間違いないか確認。
「新規追加」「名称変更・移動」「アーカイブ」タブをクリックして表示を切り替え、それぞれの更新内容に間違いないか確認してください。 - 間違いがなければ、［次の手順に進む］をクリック。
※間違いがある場合は、［ファイル修正からやり直す］をクリックしてください。一括更新画面に戻るので、ファイルを修正し、再度アップロードしてください。
部署の確認画面
5-3. 更新者の確認
この更新で情報が更新されるユーザーリストが表示されます。
- 更新対象のユーザーリストを確認し、更新内容に間違いないか確認。
「新規追加」・「移動・上司変更」・「ロール変更」・「利用一時停止」・「凍結（削除）」・「氏名/メールアドレスの重複」タブをクリックして表示を切り替え、それぞれの更新内容に間違いないか確認してください。 - 間違いがなければ、［次の手順に進む］をクリック。
※間違いがある場合は、［ファイル修正からやり直す］をクリックしてください。一括更新画面に戻るので、ファイルを修正し、再度アップロードしてください。
更新者の確認画面
Check 「重複課金の可能性があるユーザーがいます」とは？
- 氏名またはメールアドレスが同一で、異なるユーザーIDを持つユーザーが存在する場合に、このような確認メッセージが表示されます。
- ［氏名/メールアドレスの重複］タブから対象ユーザーを確認してください。
別人物の場合・・・修正不要。次の手順に進んでください。
同一人物の場合・・・ファイルで正しいユーザーIDに修正し、［ファイル修正からやり直す］をクリックしてください。一括更新画面に戻るので、ファイルを修正し、再度アップロードしてください。
5-4. ID割当の確認
現在の保有ID数や今回新規割当されるID数の詳細が表示されます。
今回発生するID割当に対して、保有ID数が不足している場合は、ID追加申し込みが必要となります。
- （初めてIDを購入する場合のみ）画面下方の［利用期間］を入力。
開始日は、利用開始予定月を入力してください（その月より料金が発生します）。
終了日は、デフォルトで1年間がセットされます。1年未満に変更することはできません。 - ［ID追加のお申し込み］より、［追加ID数］を入力。
- ［申込み内容を確認する］をクリック。
- 確認画面が表示されるので、確認事項のチェックボックスにチェックをいれ、［申込内容を確定する］をクリック。
注意
- ID購入後は、キャンセルできません。
- IDを追加すると、契約更新時までIDを減らすことはできません。退職などインサイズを利用しなくなった方のIDを、別の新規ユーザーに割り当てることはできます。契約更新のタイミングで、不要なIDを減らすことができます。
ID割当の確認画面
Check 「ID割当の解除有無の確認が必要なユーザーがいます」とは？
- 過去「メンバー」だったユーザーが、今回「メンバー」ではなくなった場合、IDを無駄に費消する状態を避けるため、このようなID割当解除有無の確認メッセージが表示されます。
- ID割当を解除したい場合は、［ID割当解除が可能なユーザーを確認］ボタンをクリックの上、該当ユーザーを選択し、［上記内容で完了］をクリックしてください。
-
ID割当を解除すると、管理者以外は結果を閲覧できなくなり、データの継続性は失われます。
6. 更新完了
［一括更新完了］のポップアップが表示されたら、更新完了です。
画面の指示に従って、次の手順に進んでください。
一括更新完了画面
初期セットアップ時は、登録が完了すると以下の画面が表示されます。
一括更新完了画面